Schreibservice, Sekretariatsservice, Büroservice

Im Februar 2005 wird eine Neuauflage der DIN 5008 in Kraft treten.
Geplant sind folgende Änderungen:

"Professor" wird abgekürzt

Ab Februar 2005 wird dieser Titel abgekürzt vor den Namen gesetzt, egal ob es sich um einen akademischen Grad oder eine Amtsbezeichnung handelt.

Beispiel:

Herrn
Prof. Dr. Klaus Mustermann

Keine Leerzeilen im Adressfeld

Die zwischen Zusatzvermerk und Anschrift sowie Straße und Ort gesetzten Leerzeilen fallen in der Neuauflage weg.

Beispiel:

Infopost
Firma
KommaPunkt-Büroservice
Auf der Heide 1
53879 Mechernich

Noch etwas zu Abkürzungen

Mit Punkt und Leerstelle, wenn man den vollen Wortlaut des ungekürzten Wortes spricht.

Beispiel:

z. B., i. A., d. J., bzw., usw., evtl.

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Einige Richtlinien für schreibgerechtes Diktieren

die die Verständigung zwischen Diktierenden und Schreibenden fördern und der Arbeitsvereinfachung dienen.

Digitale Diktate sind schreibgerecht, wenn der Diktierende
- die Arbeitsabläufe der Textverarbeitung berücksichtigt.
- besonders auf eine klare und deutliche Aussprache achtet. Endungen und Wortteile dürfen nicht verschlucktt werden.
- die gewohnte Sprechgeschwindigkeit, Stimmlage und Betonung sowie natürliche Sprechpausen beibehält.
- Anweisungen, wie "Absätze" und "neue Zeile" diktiert.
- möglichst alle Satzzeichen diktiert.
- Eigennamen, Abkürzungen und Fachausdrücke buchstabiert.

Wenn diese Richtlinien eingehalten werden, steht einer guten Zusammenarbeit zwischen Diktierendem und Schreibendem nichts mehr im Wege.

Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung nach der neuen DIN 5008

Gliederung von Telefonnummern

Wann immer es um die Frage der formalen Gestaltung von Texten geht - von der Schreibung von Postleitzahlen über die Angabe des Datums bis zur Gestaltung eines Briefes: DIN 5008 gibt vor, was richtig ist. Kein Wunder, dass sie im Lauf der Zeit zur "Bibel" der Sekretärinnen (und nicht nur dieser!) wurde. Nun wurde diese Bibel im November letzten Jahres neu aufgelegt und vieles ist nicht mehr so, wie es einmal war. Eine der wichtigsten Änderungen möchten wir Ihnen jetzt vorstellen, nämlich die Gliederung der Telefonnummern.
Früher waren Telefonnummern nach DIN grundsätzlich in Zweierblöcken von rechts ausgehend zu gliedern, die Vorwahl stand in Klammern:
(0 22 56) 95 82 226. Nach der neuen DIN 5008 entfällt nun die Gliederung in Zweierblöcken und auch auf die Klammern bei der Vorwahl wird verzichtet. Zwischen Vorwahl bzw. Netzkennzahl und Rufnummer wird nun ein Leerzeichen gesetzt:
02256 958226
Bei Servicerufnummern wird die Nummer des Anbieters (z.B. 0190) von der Ziffer für die Gebührenzählung mit einer Leertaste getrennt. Damit lässt sich schneller erkennen, wie teuer das Gespräch ist:
0180 5 06033737105

Persönlich zur Verfügung stehen ???

Egal ob es sich um Ihr Bewerbungsschreiben, Schreiben Ihres Chefs an Firmen etc. oder auch ein einfacher Brief an Freunde oder Bekannte handelt. Nichts ist schlimmer als folgende Formulierung, die auch immer zweideutig zu sehen ist:

"Für Rückfragen stehen wir Ihnen jederzeit gerne persönlich zur Verfügung."
· Jederzeit: Das stimmt, aber doch nicht wirklich zu jeder Tages- oder Nachtzeit?
Stattdessen könnten Sie aber schreiben:
Wenn Sie Fragen haben, rufen Sie uns an. Wir sind Ihnen gern behilflich oderoder
- Sie haben noch Fragen? Zögern Sie bitte nicht uns anzurufen: 02256 958226 oder
- Sollten Sie noch Fragen haben, oder können wir Ihnen irgendwie behilflich sein, zögern Sie nicht, uns anzurufen: 02256 958226 oder
- Wenn Sie uns erreichen möchten, sind wir montags bis freitags von 8:00 - 17:00 Uhr für Sie da oder
- Wenn Sie Fragen oder Wünsche haben: Sie erreichen uns per Telefon, Fax oder E-Mail (Bei dieser Variante sollten alle Nummern etc. im Informationsblock angegeben sein.) oder
- Zur Abstimmung eines Termins rufen Sie mich bitte unter: 02256 958226 an oder
- Unter der Rufnummer 02256 958226 können Sie mich zur Vereinbarung eines Vorstellungstermins erreichen
Bei den genannten Formulierungen handelt es sich natürlich nur um Beispiele.
Natürlich sind Ihrer Ausdruckskreativität keine Grenzen gesetzt, dennoch sollten Sie bei der Formulierung genau überlegen, was Sie Ihrem Korrespondenzpartner mitteilen möchten.

Guter Stil bei E-Mails oder eMail's

Guter Stil ist heute wieder angesagt.
Dies gilt nicht doch eigentlich für alle Bereiche des täglichen Umgangs mit anderren Menschen. Man sollte bestimmte Regeln beachten, auch bei einem so unkomplizierten Vorgang wie dem Mailen. So hat eine Umfrage ergeben, dass es 40 Prozent der Befragten stört, wenn eine E-Mail keine formelle Verabschiedung enthält. Eine "Signatur" sollte also alle Kommunikationsangaben des Absenders enthalten:
KommaPunkt-Büroservice Monika Wiesen
Auf der Heide 1, 53894 Mechernich
Tel.: 02256 958226, Fax: 02256 958149
E-Mail: info@kommapunkt.net
Internet: www.kommapunkt.net
Wer auf E-Mails nicht reagiert oder sie erst nach Tagen beantwortet, missachtet die Gesetze des schnellen Mediums. Selbst wenn die Zeit knapp ist oder noch keine Auskunft gegeben werden kann, darf der Absender eine kurze Empfangsbestätigung mit dem Hinweis auf eine baldige, ausführliche Antwort erwarten.

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Stören Sie auch immer die vielen Ordner in Ihrem Büro?
Von vielen Inhalten dieser Ordner könnte man sich eventuell trennen!
Das Zauberwort heißt: Aufbewahrungsfristen!

Änderung der Aufbewahrungsfrist ab dem 24.12.1998
10-jährige Aufbewahrung gilt nun für folgende Unterlagen:
Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen, empfangene und abgesandte Handelsbriefe, Buchungsbelege.
Im Zweifelsfall berät Sie Ihr Steuerberater bzgl. der Aufbewahrungsfristen.

Das bedeutet:
Im Jahr 2003 können alle Unterlagen vernichtet werden, in denen die letzte Eintragung im Jahr 1992 vorgenommen wurde.

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Sie bekommen Ihre Zettelwirtschaft nicht in den Griff?
Bei winload.de findet man jede Menge kostenloser Software (freeware), um mittels des PC die Zettelwirtschaft in den Griff zu bekommen!